Verpflegungspauschalen, Mitarbeiterwohnung und E-Books: Die Regeln
Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer, steuerfreie Mitarbeiterwohnung und 7 % auf E-Books: die geltenden Regeln.
Worum es geht
Einige steuerliche Regeln betreffen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Verbraucher fast jeden Tag: die Pauschalen für Verpflegung auf Dienstreisen, die Zusatzpauschale für Berufskraftfahrer, die verbilligte Überlassung einer Wohnung durch den Arbeitgeber und der Umsatzsteuersatz für E-Books. Hier erfahren Sie, welche Werte und Voraussetzungen derzeit gelten und worauf Sie achten sollten.
Verpflegungsmehraufwand bei Reisen im Inland
Sind Sie beruflich außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs, dürfen Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand pauschal ansetzen. Belege für Ihre tatsächlichen Ausgaben brauchen Sie nicht. Der Arbeitgeber kann Ihnen die Pauschalen auch steuerfrei erstatten. Was er nicht erstattet, setzen Sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ab.
Die Pauschalen für Reisen im Inland liegen seit 2020 unverändert bei folgenden Beträgen. Sie gelten auch 2026:
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung) | 14 € |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung | je 14 € |
| volle 24 Stunden | 28 € |
Bitte beachten Sie diese Punkte:
- Dreimonatsfrist: Arbeiten Sie längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
- Gestellte Mahlzeiten: Stellt Ihnen der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt. Für ein Frühstück werden 20 % der Tagespauschale von 28 € abgezogen, also 5,60 €. Für ein Mittag- oder Abendessen sind es 40 %, also 11,20 €.
- Auslandsreisen: Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschalen je Land. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sie regelmäßig neu.
Zusatzpauschale für Berufskraftfahrer
Übernachten Sie als Berufskraftfahrer beruflich in der Kabine Ihres Lkw, entstehen Ihnen zusätzliche Kosten, etwa für Duschen und Toiletten auf Rastplätzen. Dafür gibt es neben den Verpflegungspauschalen eine eigene Pauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG.
- Höhe: 9 € je Kalendertag. Bis 2023 waren es 8 €, seit 2024 gilt der höhere Betrag.
- Wann sie gilt: an jedem Kalendertag, an dem Sie im Fahrzeug übernachten. Der An- und der Abreisetag zählen dazu.
- Alternative: Statt der Pauschale können Sie höhere tatsächliche Kosten nachweisen.
- Arbeitgebererstattung: Der Arbeitgeber kann Ihnen die Pauschale steuerfrei erstatten.
Verbilligte Wohnung vom Arbeitgeber
Überlässt Ihnen Ihr Arbeitgeber eine Wohnung günstiger als zur ortsüblichen Miete, ist der Preisvorteil grundsätzlich ein steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug. Seit 2020 gibt es dafür einen Bewertungsabschlag nach § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG. Ein Sachbezug wird nicht angesetzt, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:
- Sie zahlen mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete. Gemeint ist die Miete einschließlich der umlagefähigen Nebenkosten.
- Die ortsübliche Kaltmiete beträgt höchstens 25 € je Quadratmeter. Umlagefähige Kosten zählen dabei nicht mit.
Ein Beispiel: Die ortsübliche Miete beträgt 10,80 € je Quadratmeter. Zwei Drittel davon sind 7,20 €. Zahlen Sie mindestens diesen Betrag, bleibt der Vorteil von bis zu 3,60 € je Quadratmeter steuerfrei. Zahlen Sie weniger als zwei Drittel, müssen Sie nur die Differenz zwischen Ihrer Miete und diesen zwei Dritteln versteuern.
Die Regel gilt nur für eine Wohnung, die Sie selbst bewohnen. Eine Wohnung braucht eine eigene Küche oder Kochgelegenheit und ein eigenes Bad oder WC. Eine bloße Unterkunft, etwa ein Zimmer in einem Wohnheim, ist nicht begünstigt. Liegt die ortsübliche Kaltmiete über 25 € je Quadratmeter, entfällt der Abschlag vollständig. Das betrifft vor allem teure Großstadtlagen.
Ermäßigter Steuersatz für E-Books und digitale Zeitungen
Gedruckte Bücher, Zeitungen und Zeitschriften werden schon lange mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % besteuert. Seit Ende 2019 gilt das auch für elektronische Ausgaben (§ 12 Abs. 2 Nr. 14 UStG). Begünstigt sind zum Beispiel:
- E-Books und E-Paper
- digitale Ausgaben von Zeitungen und Zeitschriften
- Zugänge zu Datenbanken, die überwiegend aus solchen Publikationen bestehen, etwa digitale Zeitungsarchive
Nicht begünstigt sind Angebote, die vor allem aus Videos oder hörbarer Musik bestehen oder überwiegend Werbung enthalten. Für sie gilt der Regelsteuersatz von 19 %.
Was Sie konkret tun sollten
- Arbeitnehmer: Notieren Sie Datum, Beginn und Ende Ihrer beruflichen Abwesenheit sowie gestellte Mahlzeiten. So können Sie die Pauschalen sauber abrechnen oder in der Steuererklärung ansetzen.
- Arbeitgeber: Prüfen Sie bei Mitarbeiterwohnungen regelmäßig die ortsübliche Miete, zum Beispiel anhand des Mietspiegels. Steigt sie, kann die Grenze von zwei Dritteln unterschritten werden.
- Selbstständige und Verlage: Achten Sie darauf, dass digitale Publikationen mit dem richtigen Steuersatz abgerechnet werden.
Dieser Ratgeber erklärt die allgemeinen Regeln. Ob und in welcher Höhe sie in Ihrem Fall greifen, klären Sie bei Bedarf mit einer Steuerberatung oder einem Lohnsteuerhilfeverein.
Häufige Fragen
Bekomme ich die Verpflegungspauschale auch bei genau 8 Stunden Abwesenheit?
Nein. Die Pauschale von 14 € setzt voraus, dass Sie mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Bei genau 8 Stunden gibt es keine Pauschale.
Können Berufskraftfahrer die 9-Euro-Pauschale und die Verpflegungspauschale gleichzeitig ansetzen?
Ja. Die Übernachtungspauschale von 9 € je Kalendertag gibt es zusätzlich zu den Verpflegungspauschalen. Voraussetzung ist, dass Sie tatsächlich im Fahrzeug übernachten.
Was passiert, wenn ich für meine Mitarbeiterwohnung weniger als zwei Drittel der ortsüblichen Miete zahle?
Dann ist der Vorteil nicht mehr vollständig steuerfrei. Steuer- und beitragspflichtig ist der Betrag, um den Ihre Miete unter zwei Dritteln der ortsüblichen Miete liegt.
